Az elmúlt időszakban egyre több ügyfelünk érdeklődik a webáruházban rejlő lehetőség iránt. Ez azt hiszem, hogy teljesen érhető, hisz ahogy egyre több ember kezdi használni az internetet, egyre többnek lesz igénye, hogy a vásárlásainak is egy részét ott intézze. Talán már az Ön fejében is megfordult, hogy ki kéne próbálni milyen lehetőségeket tartogat.
Nekem a webáruházról manapság már nem a vásárlás, hanem a mögötte meghúzódó informatikai rendszer jut az eszembe. Az, hogy mit és hogyan áramoltassunk a két alkalmazás között (webáruház és az ügyviteli rendszer), milyen szempontokat vegyünk figyelembe a koncepció megalkotása során.
Egy új webáruház kialakítás során első lépésként ki kell dolgozni az értékesítési folyamatot: mit és hogyan szeretnénk értékesíteni, milyen ár(ak)on, milyen készletekből, stb. A koncepció alkotás során azonban sosem szabad elfelejteni, hogy milyen fizika, technológiai közegbe illeszkedik az egész rendszer. A tapasztalatom, hogy a leglényegesebb funkciók viszonylag triviálisan implementálhatók, de előkerülhetnek olyan kérdések, melyek megvalósítása akár jelentős ráfordításokat is igényelhet.
Mindenkinek mielőtt belekezd egy ilyen projektbe fontos, hogy eldöntse mi a célja a rendszerrel. Egy gépezetként tekint rá, amely képes a beletáplált erőforrásokból valami többet, értékesebbet kihozni vagy pedig egy presztízs beruházásként, amelynél nem számít mibe kerül, nem számít hányan használják, csak az a lényeg, hogy megmutassuk, nekünk van ilyen.
Azt gondolom, hogy ez a bejegyzés főleg azoknak segít, akik szeretnének a leghatékonyabb módot megtalálni, ezért minél többet szeretnének megtudni arról, hogy milyen kérdésekkel kell szembenézniük.
Bár a következőkben főleg technikai dolgokról lesz szó, ne feledje, sokkal fontosabb az, hogy miért akarunk webáruházat, mint az, hogy miként csináljuk meg!
Kapcsolat a két rendszer között
Első technikai körülmény, amit figyelembe kell venni, hogy milyen kommunikációs csatornán keresztül közlekednek az adatok a két rendszer között.
Kis- középvállalatok esetén a legtöbbször a webáruház külső webtárhelyen, virtuális szerveren vagy esetleg egy adatközpontban elhelyezett saját szerveren fut. Az SAP Business One (vagy bármely más pl: Navision, Kulcs-Szoft, Revolution, stb.) ügyviteli rendszer viszont a cég irodájában. A két rendszert pedig csak az irodai ADSL vagy kábeles internet kapcsolaton keresztül tud kommunikálni egymással (bérelt vonal nagyon ritka).
Ebből a körülményből adódik, hogy a rendszerek között nem alakítható ki permanens adatkapcsolat, mert az átviteli csatorna minősége nincs olyan jó, hogy erre bátran lehetne építeni. Permanens alatt értek bármilyen technikát, amely úgy működik, hogy a vevő webáruházban való "bóklászása" során a működéshez adatokat kér a központi rendszertől (eltekintve esetleg a rendelés végső elküldését).
Vagyis olyan ütemezett kommunikációt kell kialakítani, ahol adott időnként vagy valamilyen esemény következtében cserél csak adatot a két rendszer és mindkettő üzemképes marad, ha átmenetileg nem működnek az adatátviteli csatornák.
Fontos, hogy hibatűrő legyen a rendszer, a kommunikációban fellépő problémák ne okozhassanak olyan mértékű leállást, amelyet már a webáruházban vásárlók is érzékelhetnek. Lehetőség szerint a fellépő problémákról azonnal küldjön tájékoztatást a webáruház, hogy azonnal be lehessen avatkozni.
Nem árt, ha a rendelések központba juttatására van egy tartalék megoldás is, ezért magam részéről jó dolognak tartom, ha a webáruház e-mailben is tájékoztatja a rendelésről a kiszolgálást végző kollégákat, hogy tudják jönnie kell valaminek. És persze az sincs kizárva, hogy az utófeldolgozás lépéseiről is tájékoztatást kapjanak.
A webáruház működése
A koncepció megalkotásánál egy lényeges kérés, hogy kik lesznek az áruház vásárlói: alkalmi vásárlók vagy üzleti partnereink? Lényeges eldönteni, mert amíg az alkalmi vevők legtöbbször nem rendelkeznek termék ismerettel, ritkán és általában mást és mást vásárolnak, addig a céges partnerek általában tudják mit akarnak és a vásárlást gyorsan és hatékonyan szeretnének elvégezni.
A különbség a felület kialakításában, az előzmények, az árak/kedvezmények kezelésében jelentkezik.
Az alkalmi vásárlóknál a bőséges kép és termékinformáció, mások véleménye, vásárlásai fontosak. Ugyanakkor valószínűleg kevésbé fontos, hogy gyorsan meg tudja rendelni ugyanazt, amit már múlt héten/hónapban is rendelt egyszer. Általában azonos áron vagy kedvezményekkel vásárolhat mindenki.
Az üzleti partnerek viszont nagyon gyakran már évek óta partnerei a cégnek, pontosan tudják, hogy mit lehet kapni és mit szeretnének ezek közül. Általában a rendelt termékek 80%-ban azonosak, néha-néha kipróbálnak valami újdonságot. Gyakran már olyankor rendelik a következő szállítmányt amikor még az előző számlájukat ki sem fizették (hitelkeret figyelés), hisz cégek között általános az utólagos fizetés. Mindezt pedig megfejeli az, hogy akár 5-10 féle paraméter is szabályozza azt, hogy egyik-másik terméket milyen áron kapják, melyet a SAP Business One könnyűszerrel lekezel, de megoldani, hogy a webáruház is ugyanazt az árat mutassa már nem kis kihívás!
Fentiekből már látható, hogy nagyon sok kérdést tisztázni kell a működéssel kapcsolatban mielőtt a megvalósítást elkezdődik és ezek közül sok a normál (nem webes) ügymenetre is kihatással lehet. Pedig nem is beszéltem arról, hogy mindkét esetben kérdés, hogy milyen készleteket látni a webáruházban, milyen gyakran frissül az adatok, mi történjen, akkor, ha valamiből már nincs készlet.
És ami az ügyviteli rendszerben történik
A webáruház a kirakat és az eladó, de tudjuk, hogy a kirakatba áru kell és a kiállított blokkokkal vagy számlákkal még van egy kis tennivaló, ahhoz, hogy a cég tulajdonosai felvehessék az osztalékot.
Egy kicsit talán önközpontú megközelítés, de az én számomra a folyamatok alfája és ómegája az ügyviteli rendszer. Hisz egy olyan rendszer mint az SAP Business One, minden területét lefedi a cég működésének, így a webáruház igazából belőle táplálkozik és az ő pocakját tölti a képződő rendelésekkel.
A háttérrendszer kialakítása attól függően, hogy a webáruháznak a normál értékesítési folyamatba kell-e besimulnia vagy egy önálló folyamatot jelent, sokféle lehet. Itt is érdemes figyelemebe venni, hogy a kevés néha több! Érdemes olyan koncepciót megvalósítani, amely rugalmasan alakítható a valós üzemhez, mert nagyon gyakran nem úgy működik az élet mint ahogy mit terveztük.
El kell dönteni, hogy milyen bizonylat képződjön a bejött adatokból. Rendelés, szállítólevél vagy rögtön számla, esetleg csak tervezet? Kell-e rögtön szervezni a kiszállítást, milyen módon lesz vagy lett kiegyenlítve a rendelés ára? Kap-e visszajelzést a megrendelő a háttérfolyamatokról (szállítás, számla), stb. De ami ettől még akár fontosabb: milyen marketing és CRM folyamatok indulnak el a háttéreben ahhoz, hogy a vevő újból vásároljon és újból és újból.
Befejezésül
Gyakran optimistábban látjuk a lehetőségeket (főleg, ha a saját ötletünk :-), mint amit a valóság visszaigazol. Másrészről a működés közben jönnek újabb nem ismert szempontok, lehetőségek melyeket érdemes lenne figyelembe venni. Így a rendszer kialakítását szerintem odáig érdemes elvinni, amíg az elérhető haszon és a vele szembe álló költségek az optimumot hozzák és a tapasztalatok alapján majd tovább lehet fejleszteni, ha arra szükség van és a realizált haszon biztosítja vagy a tapasztalatok igazolják a költségeket.
Persze mióta a múlt héten megjelent a SAP Business One Starter Package már nem jelent olyan óriási költséget egy teljesen integrált megoldás kialakítása sem, így akár a legkisebb cégek is bátrabban vághatnak bele egy komplexebb rendszer kialakításába.
Hogy ne csak a levegőbe beszéljek, látogassa meg a legutolsó integrációs projektünk eredményét, amely a napokban lett átadva és próbálja ki, hogy vajon kiszállítják-e a megrendelt árut:
Ja, és persze ne felejtse beleírni a rendelés megjegyzésbe, hogy a konzulens blog-on ajánlották a webáruházat, hátha még egy kis ajándék is befér a csomagba ;-)!
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése